Le respect de la vie privée et la protection des données à caractère personnel est une priorité pour Ekie.
La présente politique de confidentialité (ci-après dénommée la « Politique de Confidentialité ») a pour objet de formaliser l’engagement d’Ekie concernant le respect de la vie privée des Utilisateurs dans le cadre de leur utilisation des Services et/ou de la Plateforme.
Ekie s’engage à respecter la réglementation française et européenne en vigueur relative à la protection de données à caractère personnel. La Politique de Confidentialité précise les conditions dans lesquelles Ekie collecte et procède au traitement des Données à Caractère Personnel conformément à la législation en vigueur et en particulier au Règlement (UE) général sur la protection des données du 27 avril 2016 (le « RGPD ») et à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés (ensemble, la « Législation sur les Données » ).
La Politique de Confidentialité est disponible en pied de page du Site et doit être lue conjointement avec la Politique de Cookies et les CGUV. La Politique de Confidentialité est expressément acceptée par l’Utilisateur avant la création d’un Espace Personnel Utilisateur.
Les Données à Caractère Personnel sont stockées en Europe chez des hébergeurs agréés. Ces hébergeurs sont certifiés par PCI DSS Niveau 1, SOC 1, SOC 2, SOC 3. Nos hébergeurs sont également certifiés par les principales normes internationales, dont ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, et sont audités chaque année par un organisme indépendant.
Les termes commençant par une majuscule et non expressément définis dans la Politique de Confidentialité ont le sens qui leur est attribué dans les Définitions.
Dans le cadre de la fourniture des Services et de l’utilisation de la Plateforme par les Utilisateurs, et au regard des Traitements exécutés en conséquence, Ekie agit en qualité de Responsable de Traitement.
Les Données à Caractère Personnel des Utilisateurs sont collectées par Ekie directement auprès de l’Utilisateur lors de :
Les Données à Caractère Personnel des Utilisateurs peuvent être automatiquement collectées lors de l’utilisation des Services et de la Navigation par le biais de Cookies. Pour plus de détails à ce sujet, nous vous invitons à consulter notre Politique de Cookies disponible ici et en pied de page du Site.
Ekie peut être amenée à recueillir et à traiter un certain nombre de Données à Caractère Personnel incluant notamment des :
Le Traitement des Données à Caractère Personnel n’est pas obligatoire. Néanmoins, certaines Données à Caractère Personnel sont nécessaires à la fourniture des Services. En cas de refus ou d’opposition de la part de l’Utilisateur de transmettre ces informations, il est possible que l’Utilisateur ne puisse pas accéder à l’intégralité de la Plateforme et qu’Ekie ne puisse répondre aux demandes de l’Utilisateur.
Les Données à Caractère Personnel collectées font l’objet d’un Traitement et d’une conservation pour une durée déterminée en fonction de la finalité du Traitement et de la Loi applicable à la Plateforme.
Les durées de conservation maximales définies dans le tableau visé à l’Article 6 ci-dessous ont vocation à s’appliquer, sauf en cas de demande d’effacement ou de cessation du Traitement des Données à Caractère Personnel par l’Utilisateur, avant l’expiration des durées applicables. Ekie s’engage à ne pas conserver les Données à Caractère Personnel au-delà de la durée strictement nécessaire aux finalités d’utilisation des Données à Caractère Personnel pour lesquelles elles ont été recueillies, et ce, conformément à la Législation sur les Données.
Dès que la finalité des Traitements est atteinte (ou plus d’actualité) ou à l’expiration des durées de conservation définies, les Données à Caractère Personnel des Utilisateurs sont supprimées de façon définitive ou anonymisées par Ekie. Les Données à Caractère Personnel anonymisées pourront faire l’objet d’un Traitement à des fins de statistique.
Il est précisé que les Avocats, conformément à leurs obligations, sont susceptibles de conserver les Données à Caractère Personnel des Utilisateurs pour des durées plus longues que celles indiquées ci-dessous afin de pouvoir répondre à une demande de restitution de l’Utilisateur ou de transmission à un confrère de pièces.
Le paiement par les Utilisateurs des Services ou de certaines Prestations, par carte bancaire, est effectué via le prestataire de paiement « Stripe » lequel est certifié « PCI-DSS » garantissant ainsi la confidentialité et la sécurité des données bancaires.
Les informations bancaires concernant l’Utilisateur (numéro de carte bancaire, date de validité, cryptogramme) sont protégées et cryptées par Stripe. Ekie ne conserve dès lors aucune donnée bancaire.
Pour plus d’informations au sujet du traitement des données bancaires par Stripe, vous pouvez consulter la politique de confidentialité de Stripe disponible ici.
Finalité du Traitement
Données concernées
Base légale du Traitement
Durée de conservation des Données
Pour chaque Utilisateur :
Stockage des documents importés par les Utilisateurs dans le cadre des Prestations Téléphoniques et des Prestations Téléphoniques Ponctuelles
Après résiliation de l’Espace Personnel Utilisateur, Ekie conserve en base les documents concernés pendant une durée de 10 jours à compter de la demande de suppression ou de résiliation. Passé ce délai, les documents sont définitivement supprimés.
Envoi de messages personnalisés concernant l’offre de Services par email ou par notification sur la Plateforme
Au plus tôt entre :
Sur les Services et leur possible évolution. Recueil, analyse du taux de satisfaction des Utilisateurs par le biais de questionnaires adressés par email ou via une notification depuis l’Espace Personnel Utilisateur
Gestion des demandes des Utilisateurs en lien avec l'utilisation des Services
Concernant les données suivantes :
Dans le cadre de la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme ainsi que la prévention des conflits d’intérêts
L’ensemble des Données à Caractère Personnel faisant l’objet d’un Traitement par Ekie sont hébergées au sein de l’Union Européenne.
Les Données à Caractère Personnel de l’Utilisateur peuvent être traitées par les employés d’Ekie dans la limite de leurs attributions et dans le but exclusif de réaliser les finalités de Traitement listées dans la présente Politique de Confidentialité.
Les Données à Caractère Personnel de l’Utilisateur ne sont pas transmises à des acteurs commerciaux ou publicitaires sans le Consentement des Utilisateurs.
Sont considérés comme des Destinataires de Données à Caractère Personnel, les Avocats partenaires du Responsable de Traitement ou encore les Fournisseurs.
Ekie peut être amenée à communiquer des Données à Caractère Personnel aux autorités administratives et judiciaires compétentes dans le cadre de réquisitions judiciaires (et notamment à l’Autorité de Contrôle).
Ekie peut être amenée à communiquer des Données à Caractère Personnel lorsque, en sa qualité de Responsable de Traitement, Ekie considère de bonne foi que cela est nécessaire pour répondre à toute réclamation à son encontre ou faire exécuter un contrat dont l’Utilisateur et Ekie seraient partie.
Le Responsable de Traitement s’engage à exiger de ses Sous-Traitants, des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de sorte que le Traitement réponde aux exigences légales et réglementaires mais aussi, garantisse la protection des droits des Utilisateurs au regard de la Législation sur les Données.
Ekie a recours, pour quelques activités liées à son fonctionnement, aux prestations fournies par plusieurs entreprises spécialisées. La liste de ces Sous-Traitants du Responsable de Traitement est disponible ici.
Conformément à la Législation sur les Données, l’Utilisateur dispose de droits sur ses Données à Caractère Personnel listés ci-dessous. Pour plus d’informations concernant les droits de l’Utilisateur en matière de Données à Caractère Personnel, vous pouvez consulter le site de la CNIL.
L’Utilisateur dispose du droit de retirer à tout moment son Consentement lorsque le Traitement concerné est fondé sur le Consentement.
L’Utilisateur a le droit d’obtenir du Responsable de Traitement la confirmation que ses Données à Caractère Personnel font ou non l’objet d’un Traitement et dans l’affirmative, dispose d’un droit d’accès auxdites Données à Caractère Personnel.
Le Responsable de Traitement peut sur demande de l’Utilisateur, fournir une copie des Données à Caractère Personnel faisant l’objet d’un Traitement et se réserve le droit, en contrepartie de la fourniture de cette copie, de réclamer le paiement de frais raisonnables fondés sur les coûts administratifs engagés pour ce faire.
L’Utilisateur dispose du droit d’obtenir du Responsable de Traitement la rectification des Données à Caractère Personnel inexactes ou obsolètes dans les meilleurs délais sauf situation contraire empêchant l’exercice de ce droit, et notamment :
L’Utilisateur dispose du droit à l’effacement de ses Données à Caractère Personnel (i) lorsqu’elles ne sont plus nécessaires, (ii) lorsque l’Utilisateur a retiré son Consentement, (iii) lorsque l’Utilisateur s’oppose au Traitement, (iv) lorsque le Traitement est illicite ou (v) dans le but de respecter une obligation légale.
Ce droit signifie que le Traitement des Données à Caractère Personnel auquel Ekie peut procéder est limité de sorte que les Données à Caractère Personnel peuvent être conservées mais Ekie ne peut pas les utiliser ou les traiter.
Lorsque les Données à Caractère Personnel fournies par l’Utilisateur à Ekie font l’objet d’un Traitement automatisé fondé sur le Consentement de l’Utilisateur (ou fondé sur un contrat), alors l’Utilisateur dispose du droit de déplacer, copier ou transmettre les Données à Caractère Personnel le concernant de la base de données d’Ekie vers une autre base de données sans qu’Ekie ne puisse y faire obstacle.
Lors de l’exercice du droit à la portabilité des Données à Caractère Personnel, l’Utilisateur dispose du droit d’obtenir que les Données à Caractère Personnel soient transmises directement par Ekie à un autre Responsable de Traitement, lorsque cela est techniquement possible.
L’Utilisateur dispose du droit de s’opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un Traitement de Données à Caractère Personnel fondé sur l’intérêt légitime.
Le Responsable de Traitement s’engage alors à ne plus traiter ces Données à Caractère Personnel sauf à ce qu’il existe des motifs légitimes et impérieux au Traitement par Ekie ou que ces Données à Caractère Personnel soient nécessaires à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
Par ailleurs, l’Utilisateur dispose à tout moment du droit de s’opposer au Traitement de Données à Caractère Personnel réalisé à des fins de prospection par le Responsable de Traitement.
L’Utilisateur dispose du droit de définir des directives relatives au sort des Données à Caractère Personnel après sa mort auprès du Responsable de Traitement qui mettra œuvre tous les moyens techniques à sa disposition pour faire respecter cette volonté.
L’Utilisateur dispose du droit d’introduire une réclamation s'il considère faire l’objet d’un Traitement illégal de Données à Caractère Personnel par le Responsable de Traitement.
Pour toutes les demandes concernant les Données à Caractère Personnel faisant l’objet d’un Traitement par Ekie, l’Utilisateur peut contacter Ekie :
L’Utilisateur doit indiquer les Données à Caractère Personnel qu’il souhaiterait qu’Ekie corrige, mette à jour ou supprime.
Lorsque nécessaire, notamment pour toute demande de portabilité, d’accès ou en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur, il pourra être demandé de joindre une copie d’un document officiel d’identité à l’appui de la demande (carte nationale d’identité ou passeport).
Les demandes seront traitées dans les meilleurs délais et au plus tard conformément aux délais fixés par la Législation sur les Données.
Nous vous informons également que vous pouvez vous désabonner à tout moment de notre newsletter en cliquant proposant le désabonnement en bas de chaque email. Vous pouvez également vous désabonner en adressant un email à dataprivacy@ekie.co.
Pour plus d’information au sujet du Traitement de ses Données à Caractère Personnel, l’Utilisateur peut adresser une demande par email ou par courrier postal auprès du DPO désigné par Ekie auprès de la CNIL :
Cabinet Bouchara - Avocats | Service DPO
17 rue du Colisée – 75008 PARIS
info@cabinetbouchara.com
Le DPO accompagnera l’Utilisateur dans l’exercice de ses droits sur les Données à Caractère Personnel auprès du Responsable de Traitement. En cas de doute raisonnable sur l’identité de l’Utilisateur, le DPO pourra demander de joindre une copie d’un document officiel d’identité à l’appui de la demande.
Si la réponse apportée par Ekie ne semble pas satisfaisante, il est possible de former une réclamation auprès de l’Autorité de Contrôle, par le téléservice, en suivant le lien suivant : https://www.cnil.fr/fr/plaintes.
Il est également possible d’adresser une réclamation par courrier à l’adresse postale suivante :
CNIL - Service des Plaintes - 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07.
Le Responsable de Traitement prend toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des Traitements et la confidentialité des Données à Caractère Personnel.
Ekie prend toutes les mesures utiles pour protéger les Données à Caractère Personnel contre la destruction, la perte, l’altération, l’utilisation détournée et l’accès non autorisé, la modification ou la divulgation, que ces actions soient volontaires ou accidentelles.
Ces mesures techniques et organisationnelles ont pour objectif d’assurer la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience de la Plateforme et des systèmes d’information où sont stockés les Fichiers.
Afin de sécuriser la Navigation, le Site est chiffré SSL (Secure Socket Layer).
Dans le cas où le Responsable de Traitement rencontrerait un risque élevé concernant la sécurisation des Données, il serait dès lors tenu d’en notifier l’Utilisateur dès que possible et en avertir l’Autorité de Contrôle dans un délai de soixante-douze (72) heures.
L’Utilisateur reconnaît sans réserve que la seule version des CGUV, de la Politique de Confidentialité et de la Politique de Cookies faisant foi est celle figurant en ligne sur le Site.
L’Utilisateur est tenu de se référer à la version des CGUV, de la Politique de Confidentialité et de la Politique de Cookies en vigueur à la date de son accès à la Plateforme et de chacune de ses utilisations des Services.
Toute évolution législative, réglementaire, jurisprudentielle et/ou technique est susceptible de conduire le Responsable de Traitement à modifier, compléter ou mettre à jour la présente Politique de Confidentialité.
L’Utilisateur est invité à consulter régulièrement la présente Politique de Confidentialité afin de prendre connaissance d'éventuelles modifications de cette dernière.
En cas de modification significative de la présente Politique de Confidentialité, le Responsable de Traitement en informera personnellement chaque Utilisateur dans les trente (30) jours précédant l’entrée en vigueur des modifications. En cas de désaccord de l’Utilisateur avec les termes de la nouvelle Politique de Confidentialité, ce dernier pourra procéder à la suppression de son Espace Personnel Utilisateur. A l’issue de ce délai, toute utilisation de la Plateforme sera soumise à la nouvelle Politique de Confidentialité.
Pour toute question sur la modification de la Politique de Confidentialité, l’Utilisateur peut adresser une demande par écrit ou par email auprès du DPO mentionné à l’Article 9.2 susvisé.
Si l’une quelconque des stipulations de la présente Politique de Confidentialité s’avérait nulle au regard d’une règle de droit en vigueur ou d’une décision judiciaire devenue définitive, elle serait alors réputée non écrite, sans pour autant entraîner la nullité de l’ensemble de la Politique de Confidentialité ni altérer la validité de ses autres dispositions.
Lors de la Navigation, l’Utilisateur est amené à accepter ou refuser l’installation de Cookies sur son terminal informatique. Certains Cookies peuvent être déposés sans le consentement de l’Utilisateur selon la finalité des Cookies.
Pour plus d’informations, notre Politique de Cookies est disponible en pied de page du Site. Notre Politique de Cookies est également disponible ici.
.svg)
